3.11.3 Wat hebben we gedaan?
Op 26 april 2022 heeft het college besloten het beleidsniveau waarop de Woo wordt uitgevoerd vast te stellen op ‘basis’, zodat op het juiste moment aan de eisen wordt voldaan en waar mogelijk eerder zoals de Woo ook bepleit (BW-9189). Het college maakt de collegeagenda openbaar en de verplichte Woo-contactpersoon voor informatieverzoeken is aangewezen en zichtbaar via de website. De openbaarheidsparagraaf is ontwikkeld en integraal vastgesteld door de raad in de Programmabegroting 2023.
De Woo is ontrafeld in:
- Openbaar maken uit eigen beweging (actief openbaar maken)
- Openbaar maken op verzoek (passief openbaar maken)
- Informatiehuishouding op orde
- Organisatorische eisen
Actief Openbaar maken
De Woo geeft aan dat er in 11 informatiecategorieën documenten openbaar moeten worden gemaakt uit eigen beweging (actief openbaar maken). Deze categorieën zijn geïnventariseerd en weergegeven in onderstaande overzicht. De kolom ‘Openbaar Almelo site’ geeft aan of de betreffende informatie al op onze website openbaar wordt gemaakt. In de laatste kolom staat welke categorieën of onderdelen al openbaar worden gemaakt in het kader van de Wet elektronische publicaties (Wep) op de website overheid.nl, via openraadsinformatie.nl(ORI), of de website van de pilot voor de Woo.
Nieuw in 2022 is publicatie van de collegeagenda. Collegevoorstellen en -besluitenlijsten werden al langer openbaar gemaakt. Het landelijke platform open overheidsinformatie (PLOOI) is in 2022 stopgezet omdat het te complex en niet duurzaam is. Daarvoor in de plaats komt vooralsnog een verwijsindex met een zoekfunctie, zodat bestuursorganen openbaar te maken documenten op hun eigen platform/website volgens de duurzaamheids- en toegankelijkheidseisen kunnen plaatsen. De ontsluiting van documenten gaat via een koppeling naar een landelijke zoekfunctie plaatsvinden.
Openbaar maken uit eigen beweging
Informatiecategorie | Art. 3.3 | Wat | Openbaar | Openbaar |
|---|---|---|---|---|
1 Wet- en regelgeving | 1.a en b | Algemeen verbindende voorschriften en besluiten | Ja | Ja Wep-ORI |
1.c | Ontwerp regelgeving met adviesaanvraag en advies | Ja | Ja ORI | |
2 Organisatiegegevens | 1.d | Inzicht organisatie met taken en bevoegdheden | Ja | Ja Wep |
1.e | Bereikbaarheid organisatie en hoe informatie te krijgen | Ja | Ja ORI, plan '23 | |
3 Raadsstukken | 2.a | Ingekomen stukken raad, geen individuele gevallen | Ja | Ja ORI |
2.c | Openbare vergaderstukken, verslagen raad en organen | Ja | Ja ORI | |
4 Bestuursstukken | 2.d | Openbare agenda’s en besluiten(lijsten) college B&W | Ja | Ja ORI |
5 Adviezen van adviescolleges | 2.e | Adviezen met adviesaanvragen | Nee, tenzij bij besluit | Dan ORI |
6 Convenanten | 2.f | Convenanten van bestuursorgaan met andere partij | Plan '23 | Plan '23 |
7 Jaarplannen en -verslagen | 2.g | Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen | Ja | Ja ORI |
8 Woo-verzoeken | 2.i | Schriftelijke verzoeken, beslissingen en verstrekte informatie | Start 2022 | ORI, Plan '23 |
9 Onderzoeken | 2.j | Op verzoek bestuursorgaan gemaakte onderzoeksrapporten | Nee, tenzij bij besluit of reken-kamer | Dan ORI |
10 Beschikkingen | 2.k | Beschikkingen volgens de Algemene wet bestuursrecht | Nee | o.a. Wep |
2.h | Verplichtingen tot subsidies, tenzij met een beschikking | Globaal | o.a. Wep | |
11 Klachten | 2.l | Schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht | Nee | Nee |
- Openbaar Almelo site = via de website van de gemeente, er wordt gewerkt aan digitale toegankelijkheid voor visuele beperking.
- Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl en aparte software en handelingen.
- ORI = openraadsinformatie.nl de pilot voor openbaarmaking voor de Woo, ca. 265 gemeenten aangesloten (tijdelijk uit de lucht vanwege nieuwe aanbesteding tot juli 2023, daarna tot nieuwe centrale vindplaats.)
- Planning openbaar landelijk = voorzien voor 2023 maar nog niet definitief. PLOOI is per 23 december 2022 stopgezet. Vooralsnog voldoet eigen website van de gemeente die via een verwijsindex met een zoekfunctie, landelijk kan worden ontsloten.
Openbaar maken op verzoek
Nadat het werkproces in 2022 is herzien, waarin een rol is opgenomen voor de Woo-contactpersoon, de Woo-coördinator en de Woo-behandelaren, zal vanaf 2023 adequate informatie over het al dan niet behandelen van Woo-verzoeken binnen de daarvoor geldende termijn beschikbaar komen. De wettelijke termijn kan zijn, binnen 4 weken, binnen 6 weken vanwege uitstel, of de termijn die is afgesproken met Woo-verzoeker. Dit maakt het lastig om te registeren. Er is begonnen dit openbaar te maken via de gemeentelijke website en in de openbare beschikking op het Woo-verzoek staat het verwoord. Hiervoor zijn modelbrieven ontwikkeld. Onderstaande overzicht laat zien dat er in 2022 in totaal 40 Wob/Woo verzoeken zijn ontvangen. Hoeveel daarvan er binnen de wettelijke termijn zijn behandeld wordt nog onderzocht evenals of er contact is opgenomen met de verzoeker. Dat wordt nu wel vastgelegd. De percentages vertonen de verwachting van het Rijk.
Passieve openbaarmaking
Woo-verzoeken | Gemeente Almelo, jaarlijks | Half jaar na inwerking- treding Woo | Een jaar na inwerking- treding Woo | Twee jaar na inwerking- treding Woo | Vijf jaar na inwerking- treding Woo |
|---|---|---|---|---|---|
Aantal Wob/Woo-verzoeken ontvangen jaarlijks | 40 | ||||
Behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % | In onderzoek | 50% | 60% | 80% | 100% |
Het aantal waarbij contact is met verzoeker over precisering, prioritering en behandeltermijn, schriftelijk bevestigen, in % | Nog niet geregistreerd | 10% | 20% | 40% | 50% |
De Woo-contactpersoon zorgt in de eerste plaats dat de informatieverzoeker zo snel mogelijk de gewenste informatie krijgt, mits deze al openbaar is. Als de informatie nog niet openbaar is dan kan deze informatie via een Woo-verzoek worden opgevraagd, en afhankelijk van het verzoek en eventueel van toepassing zijn de uitzonderingsgronden, worden geleverd. Via een digitale aanvraag op de website kan sinds kort het Woo-verzoek worden ingediend. Het aantal Woo-verzoeken waarbij contact is opgenomen met verzoeker, is in lijn met de Woo als indicator in bovenstaande tabel toegevoegd. De zogenaamde informele aanpak past bij de menselijke maat en leidt tot lagere afhandelingskosten, snellere doorlooptijden en een grotere tevredenheid.
Informatiehuishouding op orde
Dankzij digitalisering is iedere medewerker zelf 'postkamer' geworden van documenten, ook wel informatieobjecten. Deze documenten zijn steeds diverser. Gedacht kan worden aan teksten, maar het kan ook gaan om bijvoorbeeld geo-informatie, 3D-bestanden en appberichten. Dit brengt een nieuwe opgave met zich mee om deze documenten volgens de geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden. Dit is in ontwikkeling. Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn voor mensen met een visuele beperking als deze openbaar worden. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Dat wordt stapsgewijs in beeld gebracht per categorie, zodat de documenten voor openbaarmaking geschikt zijn. Aandacht voor het aanpassen van sjablonen is nodig, zodat aanvragers en leveranciers weten wat er openbaar wordt gemaakt en dat daarvoor ook toestemming wordt verleend. Voor de Woo-verzoeken is dat vastgelegd in de Werkwijze Woo-verzoek en zijn sjablonen ontwikkeld voor de aanvraag en de beschikking voor de beantwoording.
Bij het opstellen van de openbaarheidsparagraaf voor de begroting 2023 is geïnventariseerd welke criteria uit het Woo-Meerjarenplan van de VNG voor het onderdeel 'informatiehuishouding op orde’ van belang zijn. Deze zijn opgenomen in onderstaande overzicht. In de kolom 'Gemeente Almelo Plan:' staat het jaar waarin wordt verwacht dat de uitvoering wordt afgerond. In 2022 is aandacht besteed aan chatverkeer: ''chat met beleid en niet over beleid". Dat moet worden vastgelegd voor het college en topfunctionarissen en in 2023 zal dit nader moeten worden vastgelegd. Het laatste advies daarover is 19 januari 2023 uitgebracht door het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding. De percentages in het overzicht bij de laatste vier kolommen zijn de landelijke verwachtingen over de implementatie in percentages ten opzichte van alle Nederlandse gemeenten. In het kader van het interbestuurlijk toezicht houdt de provincie toezicht op de uitvoering van de Archiefwet (RAAD-7168).
Informatiehuishouding op orde
Eis aan informatiehuishouding | Gemeente Almelo | Half jaar na inwerking- treding Woo | Een jaar na inwerking- treding Woo | Twee jaar na inwerking- treding Woo | Vijf jaar na inwerking- treding Woo |
|---|---|---|---|---|---|
Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Regionaal e-depot Plan 2024 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd | Plan 2025 | 10% | 20% | 50% | 75% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld) | Plan 2024 | 10% | 25% | 50% | 80% |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | Plan 20251 | 10% | 50% | 75% | 90% |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie- object metagegevens gekoppeld (ook alles dat openbaar is) | Plan 2026 | 30% | 40% | 75% | 90% |
- Hoewel dit kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer is gepland voor 2025, is dit waarschijnlijk in het 2de kwartaal 2023 gereed.
De organisatorische eisen
De paragraaf Wet open overhead in onze begroting en jaarstukken dient mede als plan van aanpak voor de implementatie van de Woo en is gedeeld in diverse samenwerkingsverbanden zoals de regio Twente en via de VNG Woo-fora. Deze samenwerking met andere gemeenten, de Twentse Woo-projectleiders, de VNG en het Rijk werpt zijn vruchten af. De benodigde cultuurverandering bij gemeenten, waarbij het uitgangspunt is dat veel documenten uit eigen beweging openbaar worden gemaakt, vindt stapsgewijs plaats. Intern wordt er gecommuniceerd via onder andere NieuwsNet, de nieuwsbrief en een chatgroep. Ook is gewerkt aan het ontwikkelen van een e-learning gericht op de Woo en is er geïnvesteerd in anonimiseringssoftware om documenten AVG-proof te maken.
Het ‘Woo-Meerjarenplan (VNG 22-2-2022)’ monitort via prestatie-indicatoren de score op het onderdeel organisatorische eisen. De percentages geven net als bij het voorgaande overzicht de landelijke verwachting weer van alle gemeenten op die onderdelen. Aangezien het landelijke platform PLOOI is stopgezet wordt vooralsnog de eigen website van belang voor het openbaar maken waarvoor nu iBabs wordt gebruikt. De vindbaarheid van de documenten is gediend bij een geavanceerde zoekfunctie die is aanbesteed.
De organisatorische eisen
Eis aan organisatie Woo-implementatie | Gemeente Almelo | Half jaar na inwerking- treding Woo | Een jaar na inwerking- treding Woo | Twee jaar na inwerking- treding Woo |
|---|---|---|---|---|
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI, dat wordt vooralsnog een verwijsindex met een zoekfunctie, eigen website belangrijk | Op ORI1 en via Wep2 | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI ten aanzien van vier categorieën:
| Medio 2023 | |||
Gemeenten hebben een verantwoordelijke c.q. projectleider voor de implementatie Woo | Start 2022 | 10% | 20% | 50% |
Gemeenten hebben een projectplan om de Woo te implementeren | Ja in 2022 | 40% | 60% | 80% |
- ORI = openraadsinformatie.nl de pilot voor openbaarmaking voor de Woo, ca. 265 gemeenten aangesloten (tijdelijk uit de lucht vanwege nieuwe aanbesteding tot juli 2023, daarna tot nieuwe centrale vindplaats.
- Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl en aparte software en handelingen.